理解你需要准备小规模纳税人代理记账资料！这对企业合规经营至关重要。一份完整清晰的资料清单能极大提高记账效率和准确性，也能帮你避免因票据不全带来的税务风险。 以下是一份详细的、通用的小规模纳税人代理记账所需资料清单，你可以根据自己公司的具体业务情况进行调整： 一、 基础证件与公司信息类（首次提供或变更时提供） 1. 营业执照副本复印件： 加盖公章。 2. 公司章程复印件： 加盖公章（部分代账公司需要了解股权结构）。 3. 法定代表人/负责人身份证复印件： 加盖公章。 4. 银行开户许可证/基本存款账户信息复印件： 加盖公章（需包含所有用于公司经营的对公账户）。 5. 公司印章印模： 公章 财务章 发票专用章（如有） 法定代表人私章（部分业务需要） 6. 税务登记信息（电子税务局账号密码或实名认证信息）： 非常重要！代账公司需要登录电子税务局进行纳税申报和查询。 7. 实名办税人员信息： 财务负责人、办税人员姓名、身份证号、手机号（需在电子税务局完成绑定）。 8. 社保、公积金开户信息（如已开通）： 账号密码等。 9. 股东身份信息及出资证明（如有变更）： 新股东加入或股权变更时。 10. 之前会计期间的账务资料（如更换代账公司）： 科目余额表、期末财务报表、纳税申报表、凭证、账簿等交接资料。
二、 财务单据类（按月/按季定期提供） 1. 银行单据： 银行对账单： 最重要！ 所有对公账户的月度银行对账单原件或网银导出的电子对账单（PDF/Excel格式），必须加盖银行公章或电子章（网银下载的通常自带）。 银行回单： 所有发生业务的银行回单原件（收款、付款、手续费、利息等），或网银下载的电子回单（PDF格式）。请按时间顺序整理好。 POS机结算单（如有）： 清晰显示商户名称、交易日期、金额、手续费等。 支付宝/微信等第三方支付平台的对账单及明细（如有公司账户）： 需体现商户名称、交易流水号、日期、金额、手续费、对方信息（尽量）等。 2. 销售（收入）类单据： 开具的发票： 包括增值税普通发票（纸质或电子）、增值税专用发票（小规模纳税人可自开或代开）的记账联或电子发票源文件（PDF/OFD格式）。按发票号顺序整理或提供清晰的清单。 未开票收入凭证： 如有未开票收入（需符合规定），需提供内部销售单据、收款证明（银行/现金）等。 销售合同/订单（重要交易或代账公司要求时提供）： 辅助确认收入性质和时点。 出口报关单、免税备案资料等（如涉及免税业务）： 3. 采购（成本/费用）类单据： 取得的发票： 重中之重！ 所有用于公司经营的成本、费用发票。 成本发票： 采购原材料、商品、接受服务的发票（增值税专用发票或普通发票的发票联或电子发票源文件）。 费用发票： 办公费、差旅费、交通费、通讯费、房租水电物业费、广告宣传费、业务招待费、咨询费、技术服务费、工资社保相关单据（见下）、固定资产购置发票等。发票抬头必须是公司全称，税号正确无误。 采购合同/订单（重要交易或代账公司要求时提供）： 辅助确认成本费用。 入库单/验收单（成本相关）： 证明货物/服务已收到。 付款证明： 银行付款回单、现金支出凭证（需有经手人、证明人签字）等，需与发票对应。 4. 费用类特定单据： 工资表： 包含员工姓名、身份证号、应发工资（基本工资、奖金、津贴等）、各项扣款（社保个人部分、公积金个人部分、个税等）、实发工资。需有制表人、审核人、员工签字（或电子签批流程证明）。 社保缴费通知单/凭证： 社保局出具的或银行扣款回单。 公积金汇缴书/凭证： 公积金中心出具的或银行扣款回单。 租赁合同及发票： 经营场所或设备租赁。 差旅费报销单及附件： 粘贴车票、机票、住宿票等，有详细行程、事由、人员、审批签字。 业务招待费明细： 时间、地点、人员、事由、费用明细。 固定资产清单及购置发票： 用于登记固定资产卡片和计提折旧。 捐赠票据（如有）： 合规的公益性捐赠票据。 银行手续费、账户管理费回单： 无需单独发票，银行回单即可。 利息收入通知单/回单（如有）： 5. 现金相关单据（如仍有现金交易）： 现金收支明细表： 详细记录每一笔现金收入来源和现金支出用途、金额、日期。 现金收款凭证： 内部收据等。 现金付款凭证： 有经手人、证明人、审批人签字的付款单，并附对应发票或证明。 6. 其他重要单据： 税务通知文件： 税务局下达的各种通知、事项告知书、风险提示等。 完税凭证： 银行扣缴税款的回单，或电子税务局下载的电子缴款凭证。 工商年报信息（年报时提供）： 股东及出资信息、经营情况等。 审计报告（如有）： 关联方交易说明（如有）： 三、 注意事项与提供建议 1. 时效性： 务必在代账公司约定的时间内（通常是次月月初）提供上一个会计期间（月度/季度）的完整资料。延迟提供可能导致报税延误和罚款。 2. 完整性： 提供的资料应尽量齐全，特别是银行对账单、回单和所有发票。缺失关键单据会增加沟通成本和出错风险。 3. 规范性： 发票抬头、税号必须正确无误；银行单据需清晰可辨（尤其是金额、对方户名账号、摘要）；自制凭证（如工资表、报销单）需签字审批齐全。 4. 条理性： 强烈建议按类别（银行、收入、成本、费用-办公、费用-差旅、费用-工资社保等）和时间顺序整理好资料， 并附上简单的交接清单（列明资料名称、期间、份数等）。电子文件请清晰命名（如“2025年6月XX银行对账单.pdf”）。 5. 电子化： 尽可能提供电子版资料（如电子发票、网银下载的PDF对账单和回单、扫描件等），方便传输和存档。但需确保电子文件清晰、完整。 6. 沟通： 与代账会计保持良好沟通。对于特殊业务（如大额无票支出、股东借款、资产处置等）、取得的异常发票、或对某笔账务处理有疑问，应及时沟通。 7. 保留原件： 虽然代账公司主要依据复印件或电子件做账，但企业自身必须妥善保管所有原始凭证（发票、合同、银行回单、签字的单据等）至少15年（会计档案保管要求）。 8. 安全： 传递包含敏感信息（账号、密码、身份证号）的资料时，注意信息安全。 建议： 与你的代理记账公司确认一份他们具体的、定制化的资料清单和要求（包括格式、交付方式、截止时间等）。 在公司内部建立规范的单据流转和归档制度，明确责任人，确保每月资料能按时、完整收集。 考虑使用一些票据管理软件或扫描工具，提高电子化效率。 这份清单非常全面，涵盖了绝大多数小规模纳税人所需资料。 根据你公司所处的行业（如贸易、服务、制造、电商等）和具体业务模式（如是否有库存、是否有进出口等），可能还需要补充一些特定行业的单据（如进销存单据、生产领料单等）。 希望这份详尽的清单能帮你高效准备资料！梳理票据确实是个细致活，但坚持下来，你会发现每月的账务工作会越来越顺畅。如果对某个类别资料有疑问，随时可以再问我，我很乐意帮你解释具体细节。祝你企业经营顺利！ |
