根据中国国家税务总局的相关规定（主要是依据财税〔2015〕119号文件及其后续的国家税务总局公告2017年第40号的解读），“其他相关费用” 是指与研发活动直接相关，但无法归入以下五项具体费用类别的其他支出。
一、核心定义与范围
“其他相关费用”是一个正列举的兜底类别，主要包括以下内容：
- 技术图书资料费：为研发活动而购买的技术书籍、期刊、标准、专利文献等费用。
- 资料翻译费：翻译与研发活动相关的国外技术资料所发生的费用。
- 专家咨询费：聘请外部专家（如高校教授、科研机构研究员、行业专家等）为研发项目提供咨询、评审、论证等服务的费用。
- 高新科技研发保险费：为研发用的设备、仪器、软件等购买的专门保险费用。
- 研发成果的检索、分析、评议、论证、鉴定、评审、评估、验收费用：包括但不限于：
- 科技成果查新检索费。
- 对研发成果进行技术分析的费用。
- 组织专家对研发项目进行评议、论证、鉴定、评审、验收所发生的会议费、评审费等。
- 知识产权的申请费、注册费、代理费：为申请专利、软件著作权、集成电路布图设计等知识产权所支付的官方费用和代理服务机构费用。
- 差旅费、会议费：特别注意：这里特指为研发活动而发生的差旅费和会议费。例如，研发人员为考察技术、参加技术研讨会、与合作方进行技术交流等发生的交通、住宿、会议场地等费用。
- 职工福利费、补充养老保险费、补充医疗保险费：特别注意：这是指直接从事研发活动人员的职工福利费、补充养老保险和补充医疗保险。
二、重要的限额规定（“10%”与“实际发生额”孰低原则）
这是计算“其他相关费用”扣除额时最核心、最容易出错的环节。
政策规定：“其他相关费用”的总额，不得超过可加计扣除研发费用总额的10%。
计算公式如下：
允许加计扣除的“其他相关费用” = Min（实际发生的“其他相关费用”总额， 全部研发项目的其他相关费用限额）
其中，
全部研发项目的其他相关费用限额 = 全部研发项目“第1至5项费用”之和 × 10%/(1-10%)
公式解读：
这个公式的本质是，将所有允许加计扣除的研发费用视为100%，其中“第1至5项费用”占90%，“其他相关费用”占10%。因此，通过“第1至5项费用”的总额，可以倒推出“其他相关费用”的最高限额。
举例说明：
假设某公司2023年有两个研发项目：
- 项目A：人员人工费用50万，直接投入费用30万，折旧费用10万，无形资产摊销5万，新产品设计费5万。其他相关费用实际发生8万。
- 项目B：人员人工费用30万，直接投入费用20万，折旧费用5万。其他相关费用实际发生7万。
第一步：计算“第1至5项费用”总额
- 项目A（第1至5项）：50 + 30 + 10 + 5 + 5 = 100万元
- 项目B（第1至5项）：30 + 20 + 5 = 55万元
- 全部项目“第1至5项费用”总额：100 + 55 = 155万元
第二步：计算“其他相关费用”的总体限额
- 限额 = 155万元 × 10%/(1-10%) = 155万元 × (1/9) ≈ 17.22万元
第三步：比较实际发生额与限额
- 全部项目“其他相关费用”实际发生总额：8 + 7 = 15万元
- 因为15万元 < 17.22万元，所以允许加计扣除的“其他相关费用”总额为15万元。
最终，该公司2023年可加计扣除的研发费用总额为：155万元（第1至5项）+ 15万元（其他相关费用）= 170万元。
假设加计扣除比例为100%，则当年可额外税前扣除的金额即为170万元。
三、总结与要点提醒
- 正列举范围：“其他相关费用”有明确的清单，不在清单内的费用不能归集于此（如业务招待费、普通办公耗材等）。
- 直接相关原则：所有归入“其他相关费用”的支出，都必须能够证明是与具体的研发项目直接相关。
- 限额计算是关键：必须遵守10%的总额限制规定，且是在企业所有研发项目之间汇总计算，而不是按单个项目计算。
- 与高新技术企业认定的区别：研发费用加计扣除的归集口径与高新技术企业认定的研发费用归集口径不完全相同，在实务中需注意区分，不能直接混用。
- 备查资料：企业需要准备好齐全的备查资料，如咨询合同、专家简历及费用发票、差旅审批单及行程证明、会议纪要、知识产权受理通知书及缴费凭证等，以证明费用发生的真实性与相关性。
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